Auswertung Steuerberater
Dieser Workflow ist aus einem ganz konkreten Anwendungsfall entstanden. Es geht um eingehende E-Mails eines Steuerberaters – mit PDF-Anhängen zu Monatsreports und Jahresvergleichen.
Ein realer Prozess, der regelmäßig anfällt und zuverlässig funktionieren muss.
Was passiert in diesem Workflow?
Der Ablauf startet zeitgesteuert und prüft ein definiertes E-Mail-Postfach. Neue Nachrichten werden ausgelesen und zunächst dahingehend geprüft, ob sie bereits verarbeitet wurden. Das sorgt dafür, dass jede E-Mail nur einmal durch den Prozess läuft – sauber und nachvollziehbar.
Im nächsten Schritt wird kontrolliert, ob ein Anhang vorhanden ist. Relevant sind hier PDF-Dateien, die typischerweise die Auswertungen des Steuerberaters enthalten. Nur wenn ein Anhang existiert, geht der Workflow weiter.
PDF rein – strukturierte Information raus
Die PDF-Datei wird automatisiert heruntergeladen und an eine KI-gestützte Auswertung übergeben. Die KI liest den Inhalt und extrahiert die relevanten Informationen aus dem Dokument.
Dabei geht es nicht um eine bloße Texterkennung, sondern um eine inhaltliche Aufbereitung:
zentrale Kennzahlen des aktuellen Monats
Veränderungen im Vergleich zu vorherigen Zeiträumen
Auffälligkeiten im Jahresvergleich
relevante Hinweise, die sonst manuell herausgesucht werden müssten
Das Ergebnis ist eine kompakte, verständliche Zusammenfassung – ohne dass jemand das PDF öffnen oder durchscrollen muss.
Information dort bereitstellen, wo sie gebraucht wird
Die Auswertung wird anschließend automatisch weitergeleitet, in diesem Fall per Nachricht an einen Messenger-Dienst. Die relevanten Inhalte landen direkt bei den Personen, die damit arbeiten oder Entscheidungen treffen.
Parallel dazu wird die ursprüngliche E-Mail im Postfach verschoben und als bearbeitet markiert. Der Prozess ist damit abgeschlossen, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Warum wir solche Workflows bauen
Der Mehrwert entsteht nicht durch die Technik allein, sondern durch das Zusammenspiel aus Automatisierung und KI an der richtigen Stelle. Wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund, Informationen werden aufbereitet statt nur weitergereicht, und manuelle Zwischenschritte entfallen.
Solche Abläufe lassen sich auf viele Bereiche übertragen:
Buchhaltung und Controlling
interne Berichte und Auswertungen
regelmäßige Dokumente von externen Dienstleistern
strukturierte Weitergabe von Informationen
Fazit
Dieser Workflow zeigt sehr konkret, was heute mit Automatisierung und KI möglich ist:
Ein wiederkehrender Vorgang wird zuverlässig verarbeitet, Inhalte werden verständlich aufbereitet und gezielt weitergegeben – ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.
