Zeiterfassung
Gegeben ist eine Notion-Datenbank, in der Aufgaben zu Projekten und Serviceverträgen erfasst werden – inklusive der aufgewendeten Zeiten. Diese Informationen werden für die Abrechnung im CRM benötigt. Genau hier setzt dieser Workflow an: Abgeschlossene Aufgaben werden automatisch aus Notion übernommen und strukturiert ins CRM-System übertragen.
Was passiert in diesem Workflow?
Der Workflow startet alle zehn Minuten zeitgesteuert. So bleiben Aufgaben und Zeiten im CRM aktuell, ohne manuelles Eingreifen.
Zunächst werden abgeschlossene Aufgaben aus einer Notion-Datenbank abgefragt. Berücksichtigt werden ausschließlich Einträge, die als erledigt markiert und noch nicht synchronisiert wurden. Dadurch fließen nur tatsächlich erbrachte Leistungen in den Prozess – jede Aufgabe genau einmal.
Im nächsten Schritt werden die Datensätze auf das Wesentliche reduziert. Relevant sind nur die Informationen, die im CRM benötigt werden: Aufgabe, Zeitaufwand sowie Projekt- oder Kundenbezug.
Projekte und Serviceverträge aus dem CRM abgleichen
Parallel dazu ruft der Workflow Daten aus dem CRM-Backend ab:
aktive Projekte
laufende Serviceverträge
Die Daten werden per API geladen, aufgeteilt und gefiltert. Ziel ist ein eindeutiger Abgleich: Jede abgeschlossene Aufgabe aus Notion wird einem Projekt oder Servicevertrag zugeordnet.
Anschließend werden die Datenströme zusammengeführt. Das Ergebnis ist ein konsistenter Datensatz aus Aufgabe, Zeit, Projekt und Kunde.
Saubere Grundlage für Abrechnung und Auswertung
Nach dem Merge steht im CRM eine aktuelle und strukturierte Datenbasis zur Verfügung. Darauf lassen sich weitere Automatisierungen aufbauen, zum Beispiel:
vorbereitete Abrechnungen
automatische Leistungsnachweise
projektbezogene Zeitauswertungen
interne Controlling- und Statusübersichten
Notion bleibt das Werkzeug für die operative Arbeit, das CRM die führende Instanz für abrechnungsrelevante Daten.
Zusammenfassung
Dieser Workflow überführt abgeschlossene Aufgaben und Zeiten ohne manuelle Zwischenschritte ins CRM. Die Abrechnung basiert auf sauberen, konsistenten Daten – nachvollziehbar, aktuell und automatisiert.
