Die Anforderungen der E-Rechnung und wie Sie sich vorbereiten

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) ab dem 1. Januar 2025 markiert einen Schritt in der Digitalisierung der Unternehmensprozesse in Deutschland. Während die E-Rechnung bereits seit einigen Jahren im öffentlichen Sektor (B2G) genutzt wird, betrifft die neue Regelung nun alle Unternehmen im B2B-Bereich. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick darüber, was die E-Rechnung ist, welche Anforderungen auf Sie zukommen und wie Sie sich vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die im Gegensatz zu einem einfachen PDF-Dokument aus maschinenlesbaren Daten besteht. Das bedeutet, dass Rechnungsinformationen wie Beträge, Mehrwertsteuer und Rechnungsnummern in einem strukturierten Format (z.B. XML) vorliegen, das automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Die gängigen Formate in Deutschland sind:

XRechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das speziell für die Anforderungen im deutschen Markt entwickelt wurde.
ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das sowohl eine XML-Datei als auch ein lesbares PDF enthält und daher flexibel eingesetzt werden kann.

Zeitplan und Pflichten zur E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:

Ab Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Ab Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Ab Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen, unabhängig von deren Größe und Umsatz.

Diese Fristen geben den Unternehmen Zeit, ihre internen Prozesse anzupassen und notwendige Softwarelösungen zu implementieren.

Welche Anforderungen stellt die E-Rechnung?

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Rechnungsstellung und Buchhaltungsprozesse entsprechend anpassen:

Technische Anforderungen: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten (XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen, zu senden und zu empfangen. Dies erfordert meist eine Anpassung der Buchhaltungs- und ERP-Software.
Revisionssicherheit: Die elektronische Archivierung der Rechnungen muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das bedeutet, dass die E-Rechnungen unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden müssen, sodass eine spätere Prüfung durch die Finanzbehörden möglich ist.
Datenschutz und Sicherheit: Da E-Rechnungen sensible Geschäftsinformationen enthalten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Versand und die Speicherung der Rechnungsdaten den Datenschutzanforderungen der DSGVO entsprechen.

Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht

Um den Übergang zur E-Rechnung zu bewältigen, sollten Unternehmen frühzeitig Maßnahmen ergreifen:

Prozessanalyse: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und identifizieren Sie, welche Änderungen notwendig sind, um E-Rechnungen erstellen und verarbeiten zu können.
Software-Upgrade: Überlegen Sie, ob Ihre bestehende Buchhaltungssoftware aktualisiert oder durch eine neue Lösung ersetzt werden muss, die die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen unterstützt.
Schulung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen informiert sind.
Testphase einplanen: Führen Sie eine Testphase durch, in der Sie erste E-Rechnungen verschicken und empfangen. So können Sie mögliche Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Fazit

Die Umstellung auf die E-Rechnung ab Januar 2025 ist ein bedeutender Schritt zur Standardisierung und Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland. Unternehmen sind gut beraten, sich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und ihre Prozesse entsprechend anzupassen. Eine vorausschauende Planung kann helfen, technische und organisatorische Herausforderungen zu meistern und die gesetzlichen Fristen einzuhalten.

Während die Einführung der E-Rechnungspflicht möglicherweise zunächst Aufwand bedeutet, ist sie gleichzeitig eine Chance, die Effizienz der Rechnungsprozesse zu steigern und den administrativen Aufwand langfristig zu reduzieren. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, werden den Übergang reibungsloser gestalten können.